GHF Open Village 2022 préparation début avril

Partie de Rencontres préparatoires GHF Open Village 2022

09.04 2022 – Echange coordination

13:00 à 13:15 en ligne – Pascal, Fabio

• Vu qu'un stand est aussi prévu au GHF, proposition de l'exporter pour 1-2 heures sur le festival

08.04 2022 – Echange coordination

17:30 à 18:45 en ligne – David, Fabio

• Point infrastructure et financement

08.04 2022 – Echange médias, RP

16:00 à 17:30 en ligne – Fatima, Mégane, Damien, David, Fabio

• Revue de l'affiche A0
  • Préférence sur l'affiche noire sans détail du programme
  • Personnes en grisé
  • Ajout du QR en gris
  • valider images
• Affiches
  • 250 impressions pour extérieur
  • 50 affichages sur réseau rouge genevois d'Affichages verts
  • 20-50 affichages à vélo par Mark et Alex
• TPG : une image 10 secondes
• Communiqué média dès que possible
  • relecture par Damien et David
  • envoi semaine prochaine par Julia
  • pas de phrases de plus de 15 mots articles, texte repris
• Plan de communication
• Discussion sur images Isabelle
• Fabio fait lundi un tour des lieux
  • Maison des Associations
  • Après
  • Manufacture collaborative / Manivelle
  • 3DD

08.04 2022 – Rencontre

15:00 à 16:00 en ligne Damien, David, Fabio

Financement

• Deuxième demande envoyée à la Fondation Ixe
• Demande en préparation à Migros Engagement
• Socio-financement : vidéo à terminer

Infra physique

• Nouvelle page sites
• Demande UIT

Infra numérique

• Site : boutons recolorés, bannière à ajouter

Programmation

• Idée de soirée repas et projection dès 19:00 le mardi chez Foound → Alex

Communauté

• Inviter les partenaires aux événements

08.04 2022 – Echange GTI

11:30 à 12:00 en ligne – François, Fabio

• Possible coopération (Vaibhav et Richa) avec la SDG Summer School de la Geneva-Tsinghua Initiative et le SDG space
  • Mini maker in residence ?
  • Activité fablab le mardi et/ou mercredi sur l'esplanade puis relai au SDG solution space ?
  • Extention du séjour sur une deuxième semaine ?
  • Soirée de présentation sur l'innovation en Inde à mettre au programme – Jugaad?
• Possible suivi sur un programe avec étudiants du Master en Global Health et mentorat étendu, financé par le Global Fund
• Info sur la prise en charge
• Point à faire en incluant Vaibhav, Richa et Jan

08.04 2022 – Echange police

10:00 à 10:15 par téléphone – Alban, Fabio

• Mise à jour sur les activités
  • Place des Nations → annulée
  • Cercles publics → annulés
  • Esplanade CICG
    • 3 mai, 09:00 à 21:00 (50-100 pax)
    • 4 mai, 09:00 à 17:00 (50-100 pax) et 17:00 à 22:00 (300-500 pax pour l'avant-première possiblement une partie pour snacks sur l'esplanade)
    • 5 mai 09:00 à 17:00 (50-100 pax)
  • Extension C → IUT
    • Autorisation demandée au COP, copie à l'UIT
  • Mamajah
    • 6 mai → ok
    • 7 mai → ajouter à la demande de Bernex
  • Point avec le COP sous deux semaine, réponse plus rapide si confirmation du domaine privé
  • Pas de difficulté prévue pour l'obtention de l'autorisation vu le focus de l'activité

08.04 2022 – Echange avant-première

09:00 à 10:00 en ligne – Alex, Fabio

• Affichage
  • Alex et Mark feront un tour en vélo pour placer des affiches principalement en intérieur (université, HUG, OMS, Nations, Pâquis, Jonctions) → compter 20-50 affiches
• Socio-financement
  • relai via 30 scripteurs du film sur Genève
  • vidéo par Fabio ou tournage commun à Foound la semaine prochaine ?
• annonce film - expo 3 oeuvres assur. suva
• Avant-première
  • dossier reçu par courriel
  • trailer
  • 2 € / participant + 400 € défraiment à inclure si campagne
• Apero mercredi
  • 100+ personnes
  • voir avec le CICG pour sandwiches vegetarien / vegan vendus ?
  • bar ouvert de 17:00 à 22:30 (projection et tour de table de 18:00 à 21:00)
• Affiche A0
  • enlever texture sur titre pour lisibilité
  • programme journalier à indiquer par ex à droite des cœurs
• Point Foound
  • réflexion sur soirée jeudi – peu pertinent vu l'activité Kalix
  • possiblement lundi pour le repas ou mardi dès 19:00 / 19:30 après le cocktail pour repas (payé par les personnes) et projection du 2e film d'ASP ?

07.04 2022 – Echange Art-thérapie et rétablissement

18:00 à 20:00 en ligne – Yael, Anouk, Novella, Marie, Soômi, Eliane, David, Fabio

Questions préalables

• Est-ce que les participants s’inscrivent à l’avance ou viennent directement sur place ? L'idée est que les participants s'inscrivent sur le site pour que l'on ait une idée de l'occupation. S'il y a une ou deux personnes qui se décident sur le moment c'est ok.
• Si oui, comment se déroule l’inscription ? Sur www.openvillage.ch
• Est-ce qu’un stand boisson-nourriture est prévu sur place pour les participants ? Oui on regarde pour proposer quelque chose.
• Qui fait la promotion ? Auprès de qui ? L'idée est d'unir nos forces en diffusant sur plusieurs réseaux sociaux, j'envoie un courriel à ce sujet dans un moment. Ce serait important de valoriser aussi cela dans vos communautés. :)
• Est-ce qu’il y a un petit budget matériel ? Est-ce qu’il y a un défraiement pour les art-thérapeutes ? Oui, on peut en parler demain.
• Questions concernant l’organisation sur place / Mamajah : Est-ce qu’on peut utiliser tout l’espace sur place ? ou des espaces réservés ? combien d’espaces à disposition ? Espace à l’abri ? Normalement l'espace sera dédié au festival. On aura possiblement 1-2 autres activités en parallèle de l'art-thérapie. Il y a : un chapiteau avec des tables et un bar entouré de plusieurs tentes de 10m2 (la croix), un dôme avec écran de projection (possiblement utilisé sur certaines heures), une yourte, une sweat lodge, les jardins. On peut organiser une rencontre là bas si vous le voulez. Voir aussi les images.
• Est-ce qu’il y a tables et chaises à disposition ? Oui ils ont une grosse infra, qqs centaines de chaises en plastique, etc. Tables j'imagine vu qu'ils organisent aussi pas mal de mariages.
• Est-ce qu’il est possible d’avoir à disposition sur place des coussins et tapis de yoga ? Dans le dome tout au moins il y a des matelas pour s'assoir ou dormir tout autour. La yourte a un tapis matelassé.
• Est-ce qu’il y a à disposition une sono (pour atelier danse-thérapie) Dans le chapiteau et le dome au mois, à voir si elles bougent
• A quelle heure peut-on venir sur place ? A mon avis si on avise Feel c'est flexible. J'avais imaginé des ateliers de 10 à 16, à voir ce qui vous paraît le mieux

Appel

• Tour de table
• Point sur le programme et la page Cercles de parole avec formulaires pour créer un profil, une activité et trouver les lieux
• Demande d'ouverture du fonds à des cercles thématiques et hors Genève
• Point art-thérapie
  • Focus sur le samedi seul
  • 7 art-thérapeutes impliquées ainsi que des étudiantes de Soômi
  • Propositions d'activités d'ici la prochaine rencontre puis appel spécifique le 26 → envoi des profils et activités par courriel
  • Discussion sur l'utilisation de la salle utilisée pour l'art-thérapie au centre de Genève
    • facilité d'accès mais indisponible le samedi
    • intérêt pour l'aspect nature et les divers lieux de Mamajah
  • Défraiment pour transport, matériel et repas, et si possible rémunération
• Point rétablissement
  • Trois groupes thématiques sur la journée avec une douzaine de pair aidants, psychiatres, addictologues, etc.
  • Esplanade (projection à voir) ou salle à définir → photos à envoyer
  • Demande de défraiement transports, repas et autres, budget de 3000.– → la Fondation de l'Orme peut prendre en charge, reprenable par le festival si obtention de fonds suffisants
  • Lien possible avec Commission on drugs et Ligne blanche ?
  • Courriel de Roxanne
    • Réponse de Diego pour le collège de rétablissement qui seront présent et propose un format table ronde d'1h30 environ. Il attend la date de la prochaine Visio afin que l'on définisse clairement le format.
    • Viviane prats et Jérôme Favrod, Caroline Suter ne sont pas disponible pour le 3.05.2022.
    • La coraasp pourra présenter le futur centre de compétence sur la pair aidance mais sur 30 min max et non sur le sujet proposé initialement.
    • Philippe Conus et moi pourrons présenter le forum usagers soignants avec deux participants de ce forum.
    • Ces participants et d'autres souhaiteraient d'ailleurs savoir si un défraiement sera possible ?
• Point cercles d'écoute
  • Appel aux membres pour la semaine
  • Possible reprise de l'info du site cercledecoute.ch
• Liens avec David et mention possible édition à Montréal

06.04 2022 – Echange coordination

19:45 à 21:45 en ligne – David, Fabio

• Mise à jour communication
• Liste d'associations genevoises ? par ex Maison des Associations, Genève bénévolat, Registre du commerce, Après, la Maco, 3DD

06.04 2022 – Echange médias, RP

10:30 à 12:30 en ligne – Mégane, Isabelle, Fatima, Damien, Fabio

• plan de comm
  • Fatima récolte les disponibilités et tâches et prépare une synthèse sur AirTable pour vendredi
  • Isabelle propose d'impliquer deux personnes d'Afrique (murale et township) et des gens de son équipe comm
• réseaux sociaux
  • Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram
  • Mégane va publier sur les canaux Open Geneva (communauté genevoise)
  • entousiasme pour les visuels et citations partagées par Isabelle
  • traduction systématique français / anglais
  • nous gérerons les messages sur AirTable avec niveau de validation, canaux et statistiques (fournies par OG et Isabelle)
• titre
  • nous gardons le titre "Prenons soin ensemble" déjà communiqué par mails et sur divers canaux
  • après une réflexion collective et sur proposition de Fatima, nous optons pour le nouveau sous-titre "Festival citoyen – Repensons notre santé et bien-être !"
• visuels
  • Fatima va reprendre les quatre déclinaisons plus tard
  • Fabio prépare une affiche selon le modèle fond noir
  • ligne graphique non discutée
• affiches
  • Fatima mentionne 50 lieux d'affichage libre à Genève (collage sur événements terminés)
  • Fabio mentionne le nouveau budget : visuels TPG (1100), impression 100 A2 (242), impression 1000 A5 (106), campagne de 50 affiches A2 / 14 jours (700.00)
• newsletter
  • Fabio prépare pour GHF
• communiqué média
  • ok de Julia pour diffuser aux 160 contacts d'Open Geneva
• production vidéo
  • participation à confirmer d'un vidéaste sur tout le festival
• production podcast
  • participation de Radio Libre sur tout le festival
  • possible caravane – voir si "studio" pour entrevues ?

06.04 2022 – Echange Radio Libre

09:00 à 09:30 – Vincent, Charly, Fabio

• podcasts produits par Radio Libre durant le festival
• possible caravane comme studio média

04.04 2022 – Echange Bureau culturel

11:45 à 12:00 au Bureau culturel – Baptiste, Fabio

• Pas de partenariat selon statuts, mais utilisation des ressources comme membre
• Le Bureau sera fermé du 4 au 11 mai pour rénovation, location possible mais utilisation des postes difficile, même les jours précédents
• Liens proposés avec itopie (logiciel libre), la maco (regroupement de makers)
• Impressions : flyerline pour les petites quantités sinon imprimerie du Cachot

05.04 2022 – Echange Maker's Asylum

11:00 à 11:40 par téléphone – Vaibhav, Richa, Fabio

• Voir la page dédiée : Maker's Asylum

05.04 2022 – Echange comptabilisation de valeur

10:00 à 10:10 par téléphone – Adrien, Fabio

• Valorisation des heures de bénévolat
• Angle projet avec quelques compétences valorisées selon Salarium
• A présenter au bilan plutôt que dans un budget, ou avec contre-prestation
• Ok au niveau impôts car exonération OSBL
• Conseil par heure ou sous forme de forfait (voir pour BG mi-mai)

05.04 2022 – Echange théâtre législatif

09:30 à 09:50 par téléphone – Carole, Fabio

• Voir la page dédiée : Théâtre législatif

04.04 2022 – Echange Bureau culturel

17:45 à 18:00 au Bureau culturel – Quentin, Fabio

• Demande d'inscription au Bureau culturel, réponse sous 10 jours
• En général, une réservation une semaine en avance suffit hors sonorisation en période de festivals
• Contacter Baptiste pour une éventuelle diffusion en partenariat

04.04 2022 – Echange GHF

15:30 à 16:00 à Campus Biotech – Eric, Fabio

• Eric fournit un code pour les entrées
• Pass à transférer pour les personnes qui ne viennent qu'un jour
• Cocktail en accès ouvert
• Question de salles pour les projections à voir, le programme est bien rempli

04.04 2022 – Echange Addictlab

15:30 à 16:00 à SDG space – Jan, Fabio

• Info sur le budget réduit et refocus sur l'esplanade
• Le grand bus a été remis
• Préparation du Digital x Outdoor dès mercredi dès 16 h pour le jeudi
• Voir si matériel seul ou facilitation
• Tente de 5 m² disponible sur les trois jours

04.04 2022 – Echange CICG

14:30 à 15:00 au CICG – Bertrand, Mario (resp. sécurité), Marina (contact CICG / GHF), Fabio + Isabelle, Alex

• Vue des contraintes au niveau de l'esplanade
  • Portes de 2.74 de haut se repliant complètement
  • Droit de passage public à l'escalier qui doit être visible
  • Le bus pourrait être placé à un mètre de la bordure
  • Passage de 2 m 50 à laisser entre le bus et les tentes si non accolées
  • Prise 360 sur rebord extérieur
  • Possibilité d'utiliser la surface de l'esplanade tant que l'intérieur est utilisé
  • Possibilité de déposer le matériel à l'intérieur en soirée
    • mardi cocktail GHF jusqu'à 20:30
    • mercredi après projection
    • jeudi début du démontage dès 17:30 jusqu'à 19:00
  • Bertrand fournit un plan numérique
• Divers
  • Exposition de la Convention au début de l'esplanade, panneaux de la ville apposés contre le muret jusqu'à l'angle après les escaliers
  • Exposition d'Isabelle sur des panneaux intérieurs
  • Types d'affichages écrans (16/9 paysage ou portrait, 4/3) fournis par Bertrand
  • Symporg travaille avec Locatente (Stéphane)
• Repas : contrat spécifique pour les repas tant intérieurs qu'extérieurs
  • Proposer une idée concrète au partenaire du CICG
  • Snacks possibles

04.04 2022 – Echange Eclore

13:00 à 14:10 à restaurant Miski, Genève – Cyril, Fabio

• Proposition de remplacer l'assemblée citoyenne qui demande une journée entière pour être représentative à une activité autour des volontés personnelles en médecine, le samedi
• Possible animation de cercles de partage
• Lien aux activités de rétablissement avec un collègue pain aidante
• Cyril propose de prêter sa caméra comme contribution au festival
• Idée du cinéma indépendant CinéLux à Jonction (Giuditta) pour les projections

02.04 2022 – Echange rapport

11:00 à 12:30, par téléphone – Damien, Fabio

• Présentation de trois approches
  • auto-évaluation de ses cinq sens
  • scan corporel (crane, peau, visage, nez, dentition, ouïe, gorge, ...) avec points d'attention
  • associations d'idées pour analyse de valeur
• Discussion sur l'inclusion d'aspects métaphoriques / dynamiques

01.04 2022 – Rencontre

15:00 à 17:00, par téléphone – Charly, David, Fatima, Isabelle, Mark, Mégane, Fabio

Médias, RP

• Ligne directrice pour la cohérence des messages → mercredi, 10:30
• Types de contenus
  • activités → récolte auprès des contributeurs (images thématiques + info programme)
  • contributeurs → tous (portrait photo + ce qui m'inspire)
  • crowdfunding → Isabelle (œuvre d'art + citation avec 'prendre soin ensemble de / c'est...)
• Partage des tâches réseaux sociaux
  • collecte de contenus sur la nouvelle base post d'AirTable →
  • lister les mots clé recherchés →
  • mise en page visuels carrés → Fabio
  • révision textes (idées originales, phrases courtes, statements questions, punchlines) → Fatima, David
  • planification Hootsuite → Mégane, Fabio
  • suivi communauté → Fabio
• Open Geneva
  • Utilisent principalement LinkedIn, Facebook et Instagram, peu Twitter
  • Publication plus visible que republication sur LinkedIn
  • Clarifier la participation de Mégane (Open Geneva)
  • Voir pour les communiqués média (2-3 semaines avant)
• Charly
  • entrevue avec Fabio diffusée en début de semaine sur radiolibre.ch
  • podcasts durant l'événement
  • matériel disponible (audio, soundbox, projecteur, toile, ...) → voir avec Martin + location bureau culturel
• Médias
  • lister les journalistes (radios, médias communautaires, hebdos, quotidiens, etc – leman bleu, le courrier, ...), blogs favoris, etc
  • faire une page spécifique médias sur le site

Financement

• Retour négatif de la Loterie Romande, pas de justification
• Retour de l'Etat reporté à début mai
• Demande complémentaire prévue à la fondation Ixe d'ici lundi (possibilité validée)
• Voir Fondation Salvia ? (Charly)
• Socio-financement à soumettre

Infra physique

• Rapatriement au CICG
• Cercles de partages uniquement dans des lieux privé
• Il n'est plus nécessaire de soumettre un dossier risque
• Hébergements à préciser sur AirTable

Infra numérique

• Traduction faite sur site, outil additionnel abandonné

Programmation

• info sur le programme
• rajouter les types d'activités sur AirTable
• ASP
  • documentaire santé et territoires → salle spécifique ?
  • inscription aux activités → oui
  • espace alimentation → CICG difficile, voir esplanade IUT ou PdN ? (Fabio)

Communauté

• Maker's Asylum
• Alliés

Gouvernance

• Validation des Principes de gouvernance et les Conditions Générales de Contribution pour la semaine prochaine

01.04 2022 – Echange rétablissement

14:00 à 14:45, en ligne – Eliane, Fabio

• Voir la page dédiée : Rétablissement

01.04 2022 – Echange GHF

13:15 à 13:45, par téléphone – Eric, Fabio

• Retour négatif LoRo, retour sur esplanade avec salles CICG → cercles, partie communs, cas mauvais temps ?
  • possibilité de deux salles au CAV ou CCV, à confirmer
  • espace impression 3d avec Jan ou dans le forum, type espace innovation
  • visite lundi
• Bannières sur les pages programme du site → ok pour que Fabio les ajoute
• Lettre pour visa Inde → ok co-signature Eric
• Avant-première
  • débuter à 18:00 pour que les gens restent ? les activités finissent à 17:00 pour l'espace innovation
  • pas de repas extérieur au CICG (commercial), food truck à voir, CICG sur commande fixe
• Expo extérieure sur les dépendances, lien à faire avec le mardi
• Relancer repas du lundi soir